5.6 文件更改和作废
5.8 文件保管
遗失和损坏,保管场所环境条件要合理、适宜。
档,归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管,以便于查阅。
5.8.4 若因遗失文件,隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故,行政部文控5.8.5 文件必须保持清晰,不得用笔在文件上写和画,切实保证文件的性和严肃性。5.6.1文件可根据实际情况需要,由原编制部门提出更改或作废,由管理者代表审核;文件的更改和作废必须由原编制部门填写《文件修订/废止申请单》。
5.6.2文控文员在发放新文件时,应先回收旧版文件,再发放新版文件,同时应填写《文件发放/回收记录表》;同时在旧版文件或作废文件上加盖“作废文件”印章。
5.6.3 文件更改或作废后,其原编号应予以保留,换版的新文件继续沿用原来编号;只是版本依次升级。
5.6.4 作废文件由文控处统一保存,且保存期限为一年;超过保存期后,应集中销毁。
5.7文件补发
5.7.1公司任何部门或个人不得私自复印受控文件,若需要补发文件时,由使用部门申请
说明补发原因,由文控文员办理补发手续。
5.7.2因文件破损需要补发时,使用部门须同时提供破损文件给文控文员。
5.7.3若文件遗失,行政部文控将追究部门主管对文件管理责任;额外补发,按5.7.1执行。
5.8文件保管
5.8.1文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所(设置专门的文件柜)并妥善保存、防止
遗失和损坏,保管场所环境条件要合理、适宜。
5.8.2各部门文员负责本部门文件管理,文件管理应根据本部门文件特点对其进行整理和归
档,归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管,以便于查阅。
5.8.3公司各部门应妥善保管受控文件,若文件签收人调离或离职,应将文件交还办公室
5.8.4 若因遗失文件,隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故,行政部文控将直接追究部门主管对文件管理的责任。
5.8.5 文件必须保持清晰,不得用笔在文件上写和画,切实保证文件的性和严肃性。
5.8.6.2 需保存三年的文件:质量体系所有表单记录、外来文件及过期、作废的文件;离职人员的档案等。